AgID: Linee guida 2021 – Easyteam.org SRL

Da gennaio del 2022 tutti i provider di servizi di BPO per la conservazione digitale e gli altri attori coinvolti nel settore dovranno attenersi alle nuove linee guida AgID (pubblicate l’11/09/2020) che forniscono alla PA le indicazioni in merito alla corretta gestione documentale e che andranno a sostituire i DPCM del 3/12/2013 – “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” e il DPCM del 13/11/2014 – “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”.

Con le recenti Linee guida pubblicate sul sito di AgID, il legislatore ha voluto determinare un aggiornamento della normativa in merito alla formazione, alla gestione e alla conservazione dei documenti informatici. I cambiamenti contenuti all’interno delle Linee guida riguardano sia i processi, sia l’organizzazione dei soggetti che vogliono affidare ai soggetti conservatori la custodia dei propri documenti; è inoltre richiesto un aggiornamento anche ai soggetti che offrono all’esterno il proprio servizio di conservazione. In particolare, AgID ha aggiornato, lato organizzativo, i ruoli attivi all’interno del processo di conservazione, andando ad identificare, oltre a quelli già descritti nelle precedenti regole tecniche, quelli relativi al responsabile della conservazione (che ora può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, è purché terzo rispetto al conservatore) e il responsabile del versamento, che dev’essere individuato sempre all’interno del soggetto produttore.
Oltre a queste due figure, le Linee guida richiedono che anche il soggetto produttore produca un proprio manuale della conservazione, in cui andare a definire l’organizzazione, i ruoli e i processi adottati ai fini della conservazione a norma di legge. Le Linee guida diverranno attuative il 1° gennaio 2022 e sono state realizzate con lo scopo di incorporare in un unico documento le regole tecniche e le circolari relative alla formazione, alla gestione e alla conservazione dei documenti, in modo da fornire un unicum normativo, che regoli tutti questi ambiti, anche nel rispetto della disciplina in materia di beni culturali.

Lo scopo è unificare e ammodernare la normativa in merito alla formazione, gestione e conservazione dei documenti elettronici all’interno della Pubblica Amministrazione. Si tratta perciò di una raccolta unica di norme in grado di regolare in maniera univoca e più flessibile una materia così complessa e fortemente discussa, soggetta a continue evoluzioni e aggiornamenti.

Le novità introdotte riguardano soprattutto il ruolo chiave del responsabile della conservazione digitale all’interno delle amministrazioni e l’introduzione di un maggior numero di metadati di diverse tipologie previsti per le Pubbliche Amministrazioni da attribuire ai documenti conservati in formato digitale.

Viste le novità introdotte con queste Linee guida, Easyteam.org SRL vuole fornire un insieme di attività consulenziali, con lo scopo di aiutare nella definizione dei processi e delle procedure, secondo quanto richiesto dalle Linee guida AgID stesse.

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Approfondimento: Il ruolo strategico del responsabile della conservazione digitale

Il responsabile della conservazione digitale è il “soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia”.
Si tratta perciò di un professionista dotato di particolari competenze trasversali in ambito archivistico, giuridico e informatico così da avere una visione olistica dello stato delle cose. Su di lui ricade la responsabilità giuridica sulla conservazione documentale anche nei casi in cui questa venga affidata a conservatori esterni.

All’interno delle amministrazioni pubbliche il responsabile della conservazione digitale deve essere essere un funzionario interno o un dirigente, mentre nel privato questo importante ruolo può essere affidato anche a un soggetto esterno purché si tratti di un soggetto terzo rispetto al conservatore, aspetto necessario affinché non si venga a creare alcun conflitto d’interesse.

Il responsabile della conservazione digitale deve essere dotato dei giusti requisiti e competenze per svolgere efficacemente il delicato compito di governare l’intero processo di conservazione occupandosi di monitorarne lo svolgimento in termini di sicurezza e conformità con la normativa.

Inoltre egli elabora il Pacchetto di Versamento (PdV o SIP – Submission Information Package) attenendosi alle indicazioni su tempistiche e modalità contenute all’interno del manuale di conservazione (da lui stesso predisposto in formato elettronico con provvedimento formale, pubblicato e mantenuto aggiornato) e lo trasmette al sistema di conservazione assicurandosi personalmente dell’esito della transazione.

Le linee guida si esprimono con maggiore novizia di dettaglio anche sulla delicata fase di rifiuto del PdV e nell’ipotesi in cui è possibile sottoscrivere un Pacchetto di Archiviazione (PdA) con la firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione documentale e il sigillo digitale del conservatore. Il responsabile della conservazione ha il dovere di firmare o sigillare digitalmente i Pacchetti di Distribuzione (PdD) rilasciati su precisa richiesta degli utenti.